Gelen - Giden Evrak Kayıt Tutma
Gelen - Giden Evrakların alt adımları olan Kayıt-Düzeltme-Sorgulama-İnceleme-Yazdırma işlerine ait ekranlarla kayıt işlemleri kolaylıkla yürütülebilmektedir.Bu uygulamalara ayrıca Yan Menüden de pratik ve çabuk bir şekilde ulaşım sağlanabilmektedir.Gelen Evrak Kayıt Ekranında Tarih otomatik olarak günün tarihini almaktadır.Kayıt No ve tarih bölümü kullanıcıların değiştirmesine karşı kilitlenmiştir.Ancak yetki verilmiş olan kullanıcılar Düzeltme Bölümünden gerekli düzeltmeleri yapabilme hakkına sahiptirler.Bu düzeltme alınan Kayıt No.sunu içermez.Bu Kayıt No üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. K.No Al tuşuna basılarak gelen evrak için yeni bir kayıt No.su alınır.Ve Ekranda görülen bilgilerin girişi yapılır.Nereden Geldiği kısmına yapılan girişler bir kere girilirler ve veritabanına kaydedilirler.Bir sonraki girişlerde aynı veriyi girmek gerektiğinde program hatırlayacak ve bilgiyi kendi getirecektir.Aynı şekilde Türü, Evrakı Alan Grup/Kişi kısmında da devamlı kullanılan bilgi bir kerelik girmeyle devamlı hatırlanacaktır.Ayrıca hangi hücreye konumlanırsa bu hücre renklenecek ve nerede olunduğu netleşecektir.Evrak Bilgileri, Havale İşlemi ve Kapatma İşlemi olmak üzere üç bölümden oluşmaktadır.Her bölüm ancak kendi giriş hakkı olan kullanıcılar tarafından doldurulabilmektedir.Ve her kullanıcı hangi bölümde işlem yapmışsa parafı bu bölüm üstüne işlenmektedir. Bu da verinin kimin tarafından girildiğini göstermekte ve veri giriş sorumluluğunu getirmektedir. Açıklama bölümü ilk etapta arşiv amaçlı düşünülmüş olup diğer farklı ihtiyaçlar içinde kullanılabilecektir.Girilen kayıtlar alt taraftaki listeye eklenmektedir.Bu listeyi diğer kişilerin görmesinin engellenmesi için hemen liste başındaki Listeyi Sakla onay kutusu işaretlenerek listenin saklanması mümkündür.
e-Döküman Yönetim Sistemi
Resmi Sığdır, İleri-Geri,Kayıt Sil, Tarayıcı,Dosyadan Al, Printer, Kaydet, İptal, Kapat işlemlerinden oluşan bu bölümde gereğinde tarama işlemi başka bir ortamda da yapılmış olsa bile kaydedilebilmekte dosyadan da kayıt işlemini yapmaktadır.Kaydedilecek sayfa sayısı çoklu olabilmektedir.İlk olarak sisteme herhangi bir tarayıcının bağlı olup olmadığı incelenmekte ve eğer sisteme daha önceden tanıtılmış tarayıcıya ait yazılım tesbit edilirse bu tarayıcıya ait yazılım otomatik olarak çalıştırılmaktadır ve tarama işlemi için hazır hale getirilir(Her tarayıcının kendine ait özel yazılımı vardır).Herhangi bir tarayıcı bulunamazsa bir uyarı mesajı verilir.Taranan evrak ekrana taşınır boyutları büyük veya küçükse Resim Sığdır tuşuyla düzeltilerek izlemeye alınabilir.Sonra doküman “Kaydet “ tuşu ile veritabanına kayıt edilir.
İstenilen şekilde Sorgulama ve Yazdırabilme
İki türlü, Ekranda da, Yazdırma işlemleri içinde sorgulama yaptırılabilmektedir.Kayıt numarasına göre,tarihe göre ve bütün girilebilen bilgilere göre düzenlemeler yapılabilmektedir.Normal olarak Evrak Kayıt fişi şeklinde çıktı alınabilirken diğer İstenilen şekilde liste oluşturulabilmekte ve çıktı alınabilmektedir.Ayrıca Özel SQL bölümüyle sadece Administrator yetkisine sahip kullanıcı tarafından Özel sorgulama işlemleri yapılabilmektedir.Bu SQL bilgisi gerektirir.
Detaylı Kullanıcı Yetkilendirilmeleri
Standart kullanıcılar belirlenmiş yetkilere sahiptirler.Bu yetkiler kısıtlı sorgulama, yazdırma ve inceleme ile sınırlandırılmıştır.Bu tür kullanıcılar sadece kendileri ile ilgili evrakları sorgulayabilirler ve inceleyebilir çıktılarını alabilirler.Özel Kullanıcı olarak işaretlenen kullanıcılar için Yetki verme ekranı açılır ve bu kullanıcılara durumlarına göre yetki aktarması yapılır.Bu tür kullanıcılar Evrak Servisinde çalışan kullanıcılar veya idari kademedeki kullanıcılardır.Yine kural gereği kim hangi kullanıcıyı açtı ise ancak o kimse yetkisi değiştirilmek istenen kullanıcıya ait yetkilerde değişiklik yapabilmektedir. Programın belli bir süre kullanılmaması durumunda otomatik olarak kapanması da sağlanmıştır.
Etkili Veritabanı Yönetimi
Kayıtları yedeğe veritabanına alma,yedekten geri alma, oluşturma, değiştirme, silme işlemlerini yapılabilinir.Senelere sari veritabanı kayıtları oluşturulabilir.Veritabanı için istenilen yere yol tanımı yapılabilir.Yer kazanmak için Veri tabanı sıkıştırma işlemi yapılabilir.Bütün işlemler sistem tarafından üretilen ve sadece kendisi tarafından açılabilen şekilde şifreli olarak kaydedilmektedir.
Detaylı Log Tutma
Standart olarak 1000 kayıt için ayarlanmış olan logların kayıt tutulma sayısını ancak Administrator (En Yetkili Sistem kullanıcısı) değiştirme yetkisine sahiptir.Siz ne kadarlık bir kaydın saklanmasını istiyorsanız bu kısmı değiştirmeniz yeterli olacaktır.Bu bölümde kim ne zaman hangi eylemde bulundu ise o kayıt tutulmaktadır.
Çeviri
