Sorgulama:Sorgulama İki amaçla sorgulama yaptırılabilmektedir:Ekran için sorgulama ,Yazdırma işlemleri için sorgulama.
Ekran için sorgulama :
Herhangi bir seçim yapılmayıp direkt Sorgulama tuşuna basıldığında bütün veritabanındaki kayıtlar ekrana gelmektedir.Yalnız dikkat edilirse sorgulama kutucuklarının ön kısmında seçenek göstergeleri mevcuttur.Bunlardan hangisi tercih edilir ve işaretlenirse gelecek olan veri seçilen kutucuk bilgisini ilk sütuna gelecek şekilde yerleştirerek bilginin sıralanmasını sağlar. Gelen Bilgi Çok fazla olduğu zaman ekranı tam olarak kullanabilmek mümkündür.Bunun için Gelen Evrak – Sorgulama başlığının sağ tarafında yer alan Tam Ekran onay kutucuğu işaretlenerek Liste yukarıya kadar çekilerek tam ekranda izlenebilinir. Seçilerek sütun sıralaması da yaptırılabilmektedir.Bunun için ilk önce Üst Menüden -> Ayarlar -> Yazdırma Şekli -> Liste Şeklinde seçeneği seçilmelidir.Bu Sorgulama ekranında bir değişiklik olmasına ve Seçme kutucuklarının olduğu bir bölümün gelmesine neden olacaktır.Bu sayede de istenilen bilginin önündeki kutucuk işaretlenerek bu bilginin ekrana gelmesi sağlanacaktır.
Sorgulama Bilgi Girişleri:
Kayıt No.suna göre sorgulama da arama yapılmak istenen iki kayıt no.sunu aralığı girilir.Tek Bir kayıt aranıyor ise de iki kutucuğunda muhakkak dolu olması ve aynı olması gerekir. Tarihle ilgili aramalarda Kayıt no.sundaki gibidir.Çoklu filtreleme de yapılarak arama yaptırılabilmektedir. Haricinde diğer arama kayıtları da aynı şekilde istenilen kadar işaretlenerek filtre edilip listesi alınabilmektedir.
İki özel durum vardır:
Bununla genel açık evrakların listelenmesi yaptırılabilinir.Ayrıca tek tek kişilerin üzerinde havale edilmiş ve işlem görmemiş evrakların listesi de alınabilmektedir. Genel açık evrakların listesinin alınması için Yapılan işlem tarihi kısmının ikinci kutucuna girilir (sadece girilip çıkılacak)herhangi bir tarih yazılmaz.Sonra Sorgula tuşuna basılarak istenilen listenin alınması sağlanır. Yine Sorgulama bölümünde dökümü yapılan listelerde hangi veri incelenmek isteniyorsa üzerine çift tıklandığında inceleme ekranına otomatik olarak gelinerek o dökümana ait bilgiler inceleme ekranından gösterilirler.
Kişiler üzerindeki açık evrakların ayrı ayrı listelenmesi için önce Evrakı Alan kutucuğundan kişi/Grup seçilir Sonra yukarıdaki işlemler yapılır(Yapılan işlem tarihi kısmının ikinci kutucuna girilir (sadece girilip çıkılacak)herhangi bir tarih yazılmaz.Sonra Sorgula tuşuna basılarak istenilen listenin alınması sağlanır.).

Bu ekrana ulaşma yollarından birisi de Düzeltme ve İnceleme Menülerindeki önizleme resmi üzerine çift tıklamaktır.Pek tabiikidir Düzeltme menüsünden gidildiğinde ancak düzenleme ve düzeltme işlemleri, İnceleme menüsünden ulaşıldığında da ancak izleme yapma imkanı verilmiştir. e-Doküman Tarama Ekranı dokuz adet işlevi olan tuşlardan oluşmaktadır.Bunlar; Resmi Sığdır, İleri-Geri, Kayıt Sil, Tarayıcı, Dosyadan Al, Printer, Kaydet, İptal, Kapat tuşlarından oluşmaktadır.
Dikkat edileceği üzere ekranın başlık kısmında Taranan evrağın kayıt numarası ve kaç adet sayfadan oluştuğu (1/3 gibi) izlenebilmektedir. Resmi Sığdır :Anlaşılacağı gibi Taranan evrağın ekran boyutları dışında büyük veya küçük olması durumunda dökümanın ekran boyutlarına gelmesini sağlar.
İleri-Geri (Navigasyon) Tuşları :
Sayfa adedinin çok olması durumunda o kayıt numarasındaki sayfaların içeriğinin izlenebilmesini sağlar.
Kayıt Sil : Hangi Kayıt numarasında ve hangi sayfa izleniyorsa o kayıt silinir.
Tarayıcı : Bu tuşa basıldığında ilk olarak sisteme herhangi bir tarayıcının bağlı olup olmadığı incelenir bu arada “Lütfen Bekleyiniz...”uyarısı ekrandadır.Eğer sisteme daha önceden tanıtılmış tarayıcıya ait yazılım tesbit edilirse bu tarayıcıya ait yazılım otomatik olarak çalıştırılır ve tarama işlemi için hazır hale getirilir(Her tarayıcının kendine ait özel yazılımı vardır).Herhangi bir tarayıcı bulunamazsa bir uyarı mesajı verilir.Taranan evrak ekrana taşınır boyutları büyük veya küçükse Resim Sığdır tuşuyla düzeltilerek izlemeye alınabilir.Sonra doküman “Kaydet “ tuşu ile veritabanına kayıt edilir.
Dosyadan al : Daha önce taranmış veya bir şekilde elde edilmiş olan doküman bir resim dosyası şeklindeyse bu dosyadan çağrılarak ekrana bu tuşla taşınabilir ,izlenebilir veya kayıt edilebilinir.
Kaydet : Dosyadan alınan veya taranarak ekrana getirilen doküman bu tuşla veritabanına kayıt edilir.
İptal : İşlemler iptal edilir.
Yazdırma işlemleri için sorgulama:
Bunun için Üst Menüden -> Ayarlar -> Yazdırma Şekli önem kazanmaktadır.Zira Default olarak yazıcıdan Evrak fişi şeklinde çıktıların alınması ayarlanmıştır.Yaptığımız sorgulamarın sonuçlarını yazıcıdan almak istediğimizde ve bu kısımda herhangi bir değişiklik yapmadığımızda çıktı sonuçları Evrak Fişi şeklinde olacaktır. Üst Menüden -> Ayarlar -> Yazdırma Şekli -> Liste Şeklinde seçeneği seçildiği vakit yazıcıdan alınacak çıktıların şekli değişmekte ve liste şeklinde çıktı alma imkanı doğmaktadır.Bu listede istenilen şekilde sütun kaydırmaları yapılabilmekte veya istenilen sütunların boyut ayarlamaları yapılabilmekte,liste üstünde her türlü düzenleme yapılabilmekte ve bu listeler saklanabilmektedir. Yukarıdaki ekranda listeye ekle bölümünün var olduğu sorgulama işlemlerinin hepsinde liste şeklinde yazıcıdan çıktı alınmaktadır.Sorgulama tuşuna basıp bilgiler ekrana geldikten sonra Yan Menü den Yazdırma seçeneği tıklanacaktır.
İnceleme
Bu bölümde inceleme yapılmak istenen kayıt numarası girilerek Giriş ekranı üzerinde bu kayıtlar izlenebilmektedir.Ayrıca önizleme resmi üzerine çift tıklanarak varsa taranmış olan evrakla ilgili dökümana ulaşılabilinmektedir.Taranmış verilerin olup olmadığı, alt listede renkli olarak izlenebilmektedir(Eğer Üst Menüden -> Ayarlar -> Taralı Doküman Görülsün seçeneği işaretlenmiş ise) Yine Sorgulama bölümünde dökümü yapılan listelerde hangi veri incelenmek isteniyorsa üzerine çift tıklandığında inceleme ekranına otomatik olarak gelinerek o dökümana ait bilgiler inceleme ekranından gösterilirler.
Yazdırma
Yazdırma işlemleri ile ilgili olarak iki durum sözkonusudur:
1- Yazıcı çıktıları Default olarak yazıcıdan Evrak Kayıt fişi şeklinde çıkmak üzere ayarlanmıştır.
2- Yazıcıdan Liste şeklinde çıktıların alınması(Sorgulama ekranı üzerinden çalışmaktadır.)
Birinci maddede de bahsedildiği üzere Standart çıktı işlemlerine direkt yan menüden yazıcı bölümü tıklanarak ulaşılabilinir.Burada tıklama işleminden sonra bir ekran açılacaktır.Bu ekranda
Yazdırma seçenekleri gelecektir.İçersinde herhangi bir tarihteki bütün kayıtların evrak kayıt fişi şeklinde çıktılarının alınması ; Ayrıca iki tarih arasındaki , iki kayıt no.su arasındaki veya bütün kayıtların bir seferde alınması sağlanmaktadır.Dolan sayfayı otomatik bas onay seçeneği işaretlenirse devamlı olarak dolan evrak kayıt fişi özel olarak bastırma isteğinde bulunulmadan otomatik olarak doldukça printerdan çıkacaktır.Yazdır tuşuna basıldıktan sonra ekrana baskı önizleme ekranı çıkacaktır.
Burada :
1-Kurum Logosu
2-Kurum Adı ÜstMenü -> Yardım -> Kurum Bilgileri kısmından Kurum Adı ve Kurum Logosu girişi (1,2)Administrator Yetkisine sahip olan kullanıcı tarafından yapılabilinir.
3-Önizleme yakınlaştır-uzaklaştır
4-Sayfalar içinde gezin
5-Yazıcı ayarları (Burada istenilen kopya adedi kaçıncı sayfadan kaçıncı sayfaya kadar bastırılacağı bilgilerine ulaşılabilinir.) 6-Yazıcıdan çıktının alınması.
İkinci maddede konu olan Liste şeklindeki çıktıların alınabilmesi için kural muhakkak sorgulama ekranından gelinmesidir.Önce sorgulama ekranı üzerindeki çalışmalar yapılmalı sonra yazdırma tuşuna basılmalıdır.Tabii bu arada Üst Menüden -> Ayarlar -> Yazdırma Şekli -> Liste Şeklinde seçeneği seçilmiş olmalıdır.
Bu listede istenilen şekilde sütun kaydırmaları yapılabilmekte veya istenilen sütunların boyut ayarlamaları yapılabilmekte,liste üstünde her türlü düzenleme yapılabilmekte ve bu listeler saklanabilmektedir. Liste ayarlarının yapıldığı bu ekranda ilk önce sayfa marjları ayarlanmalıdır(1).Daha sonra sütunların sayfa üzerindeki uzunlukları belirlenmeli + - sonuçlara göre ayarlamaları yapılmalıdır.Her ne kadar sorgulama kısmından listeye dahil olmuş sütunlar varsa da değeri 0 mm yapılarak çıktı üzerinde görüntülenmemesi sağlanabilinir(2).Görülen sütunların yerleri üzerlerindeki numara karşılıkları aşağıdaki alanda yer değiştirilerek sıralaması çıktı üzerinde de yerdeğiştirilebilinir(3).Konu başlığı duruma göre yazılabilmektedir(4).Font yüksekliği,yazı aralığı ve çerçeve çizgileri çizdirilebilmektedir(5). Yapılan ayraların uygun olup olmadığı Tamam tuşuna basılarak gelen baskı önizleme ekranından incelenebilmekte ve sonra eğer bu ayarlar saklanmak arzu edilirse AyarıSakla tuşuna basılarak kaydedilebilmektedir.Sonradan bu ayara ihtiyaç kalmadığında silinebilmektedir(6).
Etiket Bastırma
Giden Evrakların Postaya verilmesi aşamasında zarf üzerine yazdırılacak olan etiketlerinin yazdırılması amaçlanan modüldür.
Takvim
Günün Takip edilebilmesi amaçlanmıştır.
Hesap Makinası
Windowsa ait hesap makinası program içinden çağrılabilmesi amaçlanarak hazırlanmıştır.
Görev Hatırlatıcısı
Ayrı bir modül program olan görev hatırlatıcısı programı bir ajanda programı olup günlük,haftalık,aylık,yıllık çalışma programlarınızın tutularak hatırlanması temin edilmektedir. Taralı Evrakları Göster
ÜstMenü -> Ayarlar -> Taralı Evrakları Göster kısmından ulaşılarak onay işareti konulduğunda alt Listedeki bütün daha önce kaydedilmiş olan Taralı Dökümanlar (e-doküman) listede renkli olarak gösterilirler.Bu sayede hangi evrağın, dökümanı var ve elektronik ortama aktarılmış bu öğrenilebilirinir.Buradaki onay işareti kaldırıldığında taralı evraklar listede renklendirilmeyeceğinden gösterilmezler.
Doküman Sor
ÜstMenü -> Ayarlar -> Doküman Sor bölümünden ulaşılır ve önüne onay işareti konulduğunda Evrak Kayıt aşamasında ilk kayıt yapılırken Kayıt No alındıktan sonra evrağın taranarak elektronik ortama kayıt edileceği düşünülür ve ( e-Doküman Tarama ) ekranı açılır.Evrakla ilgili taranacak dökümanlar bu kısımda taranarak veritabanında saklanırlar.Ve sonradan ulaşmak için Düzeltme ve İnceleme Menülerindeki önizleme resmi üzerine çift tıklanır.Kayıt aşamasında daha önceden Ana Menüdeki Ayarlar kısmındaki Doküman Sor kısmının önünde onay işareti bulunmuyorsa da Kayıt bölümünde ihtiyaca göre yine önizleme resmi üzerine çift tıklayarak (e-Doküman Tarama ) ekranı açılabilinir ve kayıt işlemi yapılabilinir.Önizleme resmi üzerinde bu evrakla ilgili kaç adet dökümanın tarandığına dair bilgiyi görebilirsiniz.
Kayıttan sonra kayıt fişi görülsün
ÜstMenü -> Ayarlar -> Kayıttan sonra KayıtFişi Görülsün kısmının önüne onay işareti konulduğunda Evrak Kayıt işlemleri yapılıp Kaydet tuşuna basıldığında bu bilgilerin Kayıt Fişinde nerede yer aldığı görülebilmektedir.Bu işlemin bir sıkıntısı bir müddet sonra her kayıt alındıktan sonra ekrana kayıt fişinin gelmesi kişileri rahatsız edebilmektedir.Bu durumda onay işareti kaldırıldığında bu sıkıntıdan kurtulunacaktır.Özel durumlarda kullanılması tavsiye edilir.
Yazdırma Şekli Liste Şeklinde
Gelen Evrak veya Giden Evraktaki Yazdırma tuşuna Evrak Kayıt ,Düzeltme ,İnceleme bölümlerinden (yan menüden) ulaşıldığında standart olarak Kayıt Fişi şeklindeki yazdırma ekranı gelmektedir.Değişik listelerin alınabilmesi için Liste Şeklinde kısmı tercih edilmelidir.
Yazdırma Şekli Kayıt Fişi şeklinde
Standart olarak işaretlenmiş olan bu bölümden Evrak Kayıt Fişi şeklinde çıktılar alınmaktadır.
Yazıcı Ayarları
Örnektende görüleceği üzere yazıcıların seçimi, kağıt boyutlarının ayarı gibi yazıcı çevresel ayarlarının yapılabildiği bölümdür.

Görünüm - Sütun Düzenini kaydet
Gelen ve Giden Evrağa ait kişiselleştirme ayarlarının yapıldığı yerdir.
Genel Bilgi listesindeki(alttaki Liste) sütun genişlik ayarlarının ekran üzerinde yapıldıktan sonra saklanabildiği yerdir.Bir sonraki girişte sakladığınız ayarlar gelecektir.
Görünüm - Tablo Renk Ayarı
Genel Bilgi listesindeki tablonun renk ayarlarının seçilerek kişiye özel hale getirilebildiği ve saklanabildiği yerdir.Network içinde nerede olursanız olun hangi bilgisayardan bağlanırsanız bağlanın kendi ayarlarınızla çalışma yapabileceksiniz.
Görünüm - Yan Menü Renk Ayarı
Yan Menü renk ayarlarının seçilerek kişiye özel hale getirilebildiği ve saklanabildiği yerdir.Network içinde nerede olursanız olun hangi bilgisayardan bağlanırsanız bağlanın kendi ayarlarınızla çalışma yapabileceksiniz.
Giriş Ekranı Seçimi
Bu bölümde devamlı aynı görevi yapan kullanıcıların ilk açılış ekranını çalıştıkları Bölüme göre ayarlayabilmeleri sağlanmıştır.Hangi ekran ilk giriş ekranı olarak işaretlenirse sonraki programa girişlerde otomatik olarak bu ekranın gelmesi sağlanmaktadır.Bu ayardan kurtulmak için Temizle bölümünün işaretlenmesi yeterlidir.
ArkaPlan
Arkaplan (Ardalan)daki resim Administrator yetkisine sahip kullanıcı tarafından değiştirilebilmektedir.Genelde bu resmin Kurumun logosundan oluşan bir resmi taşıması önerilmektedir.Bunun haricinde kullanıcılara herhangi bir mesaj verilmek isteniyor ise buradaki resme gerekli uyarıları içeren mesaj işlenerek arkaplana alındığında programı açan kullanıcıların karşısına gelecektir.Yani Arka plan mesaj panosu olarak da kullanılabilmektedir.Bunun bir örneğini burada izlemektesiniz.
Oto.Kapanma
Programın belli bir süre kullanılmaması durumunda otomatik olarak kapanması sağlanmıştır.Programda çalışırken herhangi bir yere aniden gitmek gerektiğinde yerinize sizin istemediğiniz kişilerin sizin kullanıcı parafınızla kayıtlarla oynamalarını engellemek amacıyla geliştirilmiş bir bölümdür.Bu bölümü kullanmak istemediğiniz zaman “Otomatik Kapanma Fonksiyonu İptal “ bölümündeki onay yerini işaretlemeniz yeterlidir.

Şifre Değiştirme
Şifre değiştirme ekranında önce mevcut şifrenizin girilmesi istenir .Bununla amaç o anda şifre değişiklik isteğinde bulunan kişinin gerçekten asıl kullanıcı olup olmadığını anlamak ve ona göre şifre değişikliğine müsaade etmektir.Zira program açıkken ve başında siz yokken bir izinsiz kullanıcının sizin şifrenizi değiştirmesi mümkünken bu önlenmiş olmaktadır. Yeni şifrenizi girdikten sonra bu şifrenin kontrolu yapılmakta ve şifrenin sağlıklı bir şekilde değiştirilerek akılda tutulması da temin edilmektedir.
Yetki Gör
Burada herhangi bir değişiklik yapmak mümkün değildir. Sadece kullanıcılara verilen haklar izlenebilirler.
Kullanıcılar Listesi
Bu bölümde kullanıcı pozisyonları takip edilir.
Üst Menüden -> Sistem -> Genel -> Kullanıcılar Listesi gelindiğinde programa tanıtılmış olan bütün kullanıcıların kullanıcı adları ,adı soyadı,parafları programı kullanım izinleri liste olarak ekrana gelmektedir.Buradan kim hangi adı kullanıyor parafı ne kendisine programı kullanım izni verilmiş mi yoksa kullanım izni kapatılarak açığa mı alınmış bu izlenebilmektedir. Sistem Yöneticisi (Administrator) hakkına sahip olan kullanıcı ancak kullanım izinlerini açma ve kapatma yetkisine sahiptir.Sorunlu durumlarda idarenin talimatı ile veya bir problem nedeniyle ( Örn; İzinsiz yetkisiz birinin, bir kullanıcının şifresini ele geçirmesi ve bazı müdahalelerde bulunmasının engellenmesi gibi..)kullanım izinleri engellenebilir.Bunun için hangi kullanıcının kullanım hakkı iptal edilecekse üzerine gidilerek çift tıklanır kullanım izni “Kapalı”ya getirilir.Açmak içinde aynı işlem tekrarlanır.
Programdaki Kullanıcılar
Üst Menüden -> Sistem -> Genel -> Programdaki Kullanıcılar bölümü seçildiğinde o anda aktif olarak program üzerinde çalışan kullanıcıların listesi ekrana gelir.Buradan hangi kullanıcının aktif olduğu hangi bilgisayardan bağlandığı , Makinanın adı,ve hangi saatte programa girdiği bilgileri alınabilir. Program aynı şifre ve kullanıcı adı ile bir kez bağlanmaya izin vermektedir.Aynı adla ikinci kere bağlanılamaz.Bunun haricinde aynı adla başka bir kullanıcının bağlanmadığından eminseniz o zaman kullanıcı veritabanında açık kalmış demektir.Bu elektrik kesintileri veya program kesintileri gibi sebeplerden oluşmaktadır.Bu kullanıcının tekrar aktif hale gelmesi için Administrator kullanıcısının bu bölümden gelip kullanıcı üzerine çift tıklaması ile mümkündür.
Kullanıcı Sil
Silinecek olan kullanıcının adı girilir ve “sil” tuşuna basılarak onaylandığında silme işlemi gerçekleşir ve ekrana bu kullanıcının silindiğine dair bir uyarı yazısı gelir.Ancak bu kullanıcıyı kim açtıysa o silebilir.Veya Administrator yetkisine sahip olan kullanıcı bu silinecek kullanıcıyı silebilmektedir.Bir kullanıcı bir diğer kullanıcıdan hoşlanmıyor sileyim diye adını yazıp silme eylemini gerçekleştiremez.Ayrıca böyle bir eylemde bulunulsa da bu işlemin kayıtlarda bilgisi (deneme bilgisi) tutulur.
Kullanıcı Ekle
Yeni Kullanıcı ekleme bölümünde kullanıcıya verilecek kullanıcı adını büyük harflerle girmeye özen gösteriniz.Gerçi küçük harfle giriş yapılsa da sistem büyük harfe çevirecektir.Şifre ve şifre Kontrolü kısmı aynı olmak zorundadır.Amaç şifrenin yanlış olarak girilmesini engellemek ve kontrolu sağlamaktır.Kullanıcı bilgileri muhakkak girilmelidir.Özel Kullanıcı onay kutucuğu işaretlenmediği zaman kullanıcı standart kullanıcı olarak değerlendirilir ve belirlenmiş yetkilere sahip olur.Bu yetkiler kısıtlı sorgulama, yazdırma ve inceleme ile sınırlandırılmıştır.Bu tür kullanıcılar sadece kendileri ile ilgili evrakları sorgulayabilirler ve inceleyebilir çıktılarını alabilirler.Özel Kullanıcı olarak işaretlenen kullanıcılar için Yetki verme ekranı açılır ve bu kullanıcılara durumlarına göre yetki aktarması yapılır.Bu tür kullanıcılar Evrak Servisinde çalışan kullanıcılar veya idari kademedeki kullanıcılardır.
Yetki Değiştir
Üst Menüden -> Sistem -> Yetki Değiştir kısmından ulaşılan bu yer kullanıcılara verilen yetkilerde değişiklikler olduğunda kullanılır.Yine kural gereği kim hangi kullanıcıyı açtı ise ancak o kimse yetkisi değiştirilmek istenen kullanıcıya ait yetkilerde değişiklik yapabilecektir.Yetki değiştir kısmı tıklandıktan sonra ekrana hangi kullanıcının yetkisnde değişiklik yapılacağını soran bir mesaj gelecektir.Buna verilen cevaba göre böyle bir kullanıcının var olup olmadığı kontrol edilecek sonrada bu kullanıcının yetkilerini sizin değiştirme yetkinizin olup olmadığı(kullanıcıyı sizin açıp açmadığınız)kontrol edilerek size izin verilecektir.Eğer kullanıcıyı siz açtı iseniz Yetki değiştirme ekranı gelecektir.Bu ekranda bazı size açık olan onay kutucukları nın içi dolu değildir bu kısımlar doldurularak (onaylanarak) yetki verilir.Bazıları ise size kapalıdır. Bu da size verilen yetkiyi gösterir.Burada dikkat edilecek en önemli kurallardan biri “Kullanıcı Ekleyebilir” ibaresinin yer aldığı yetki verme onay kutucuğunun işaretlenmesi durumunda bir sorumluluğun oluşmasıdır.Zira bu kısmın işaretli olması demek bu kullanıcının da bundan sonra yetki dağıtabilmesi demektir.Bu bölüm ancak yetkili olan kişilere açılmalı ve bu kişiler uyarılmalıdır ki yanlışlıkla bir başka yetkisiz kullanıcılara da izin verme durumuna düşmesinler.
Paraf İnceleme
Üst Menüden -> Sistem -> Paraf İnceleme kısmının önünde onay işareti olduğu zaman hangi kullanıcının hangi işlemi veritabanı üzerinde yaptığı izlenebilmekte ve bu bilgi Gelen-Giden Evrak ekranlarındaki bölümler üzerinde Paraf şeklinde görülebilmektedir.Bu veri girişinde yetkisiz-izinsiz bir girişin olup olmadığı gibi sorunların incelenebilmesini sağlamaktadır.
Logları İnceleme
Üst Menüden -> Sistem -> Logları İnceleme kısmına ulaşılmaktadır.Standart olarak 1000 kayıt için ayarlanmış olan logların kayıt tutulma sayısını ancak Administrator (En Yetkili Sistem kullanıcısı) değiştirme yetkisine sahiptir.Siz ne kadarlık bir kaydın saklanmasını istiyorsanız bu kısmı değiştirmeniz yeterli olacaktır.Bu bölümde kim ne zaman hangi eylemde bulundu ise o kayıt tutulmaktadır.
Özel SQL Kullanımı
Bu bölümü sadece Administrator yetkisine sahip kullanıcı kullanabilmektedir.Özel sorgulama işlemleri içindir. Üst Menüden -> Sistem -> Özel SQL Kullanımı kısmı işaretlenerek Sorgulama ekranında kapalı olan sorgulama script alanının açılması temin edilir.SQL bilgisi gerektirir.Bu bölüme istenen SQL scripti yazılarak sorgulama işlemleri yapılabilinir.
Örnek:
Select DISTINCT(KNO), TARIH1, NEREDEN, EKI,TUR, GEL_SAY, GEL_TAR, OZU, ALANKISI, TES_TAR, DOSYA_NO, YAP_ISLEM, YAP_IS_TAR, ACIKLAMA, PARAF from GELEN.dbf Where 1=1 AND KNO BETWEEN '000001' AND '012000' AND TUR='FATURA'

VeriTabanı Yedeğe Alma
Bu kısma tıklandığında Yedeğe alınmak istenen veritabanının seçilmesi istenen bir ekran karşımıza çıkacaktır.Buradan hani yıla ait veritabanını istiyorsak onu seçip tuşa bastığımızda nereye veritabanının alınacağına dair bir ekran gelecektir.Bu ekranda yedeklenecek veritabanının yeri tesbit edilir ve yedek alınacak dosyaya bir ad verilir(Örn;20021224_Evrak gibi..).Tarihten oluşması yedeğin ne zaman alındığı hakkında fikir verecektir.Burada dikkat edilecek en önemli husus yedek alınır iken sizin haricinizdeki bütün kullanıcıların aktif olmayıp kapalı olmalarıdır.Aksi takdirde kulanıcının kullandığı veri tabanına ait kısma ulaşılamıyacak ve eksik yedekleme yapılacaktır.Yedekleme işleminde program sadece kendisi bir algorima ile şifreli olarak ve sıkıştırılmış olarak yedek almaktadır.
Veritabanı seçme ekranında herhangi bir yıla ait veritabanı seçilmediği zaman genel bilgilerin saklandığı DBEvrak klasörü altındaki kullanıcı verilerine ait bilgilerin olduğu veritabanın yedeği alınmaktadır.Bu yıllara ait verilerin yedeğinin alınması demek değildir. Uyarı: Yedek alınır iken sizin haricinizdeki bütün kullanıcıların aktif olmayıp kapalı olduğu kontrol edilecektir.!
Yedekten Geri Alma
Bu bölüme girildiğinde Veritabanın yedeğinin nereden alınacağını soran bir ekran gelecektir. Daha önce kayıt edilmiş olan veritabanın olduğu klasörden dosya bulunur.Program tarafından Bu dosyaya bir ad verilmesi istenir.Ve yedekten veritabanı geriye alınır.
Değiştirme
Veritabanı değiştirme işlemi, daha önceki yıllarda yapılmış olan bir işlemin incelenmek istenmesi durumunda vb. ihtiyaçlar doğrultusunda rahatlıkla açılıp incelemesi amacıyla oluşturulmuş olan bir bölümdür.Bunun için hangi yıla gidilmek isteniyor ise seçilip onaylanması yeterlidir.Hangi yılda(hangi veritabanında) olduğunuzu programın en üstündeki bölümden her zaman görmek imkanı vardır.Administrator kullanıcısı için özel bir durum daha söz konusudur.Default olarak programa bağlanacak kullanıcıların hangi veritabanı ile ekrana bağlanacaklarına dair ekrana bir mesaj gelir.Burada Administrator kullanıcısının aktif veritabanı olarak işaretlediği veritabanı default veritabanı olacaktır.
Oluşturma
Bu bölümde ,oluşturulacak veritabanına bir ad verilmesini isteyen bir ekran ile girilir buraya (Örn;2000, 2001,2002 gibi bir ad )hangi yıl için oluşturmak istiyorsanız ona ait bir ad girmelisiniz.Onayladıktan sonra Veritabanının oluşturulduğuna ait bir uyarı gelecektir.Bu uyarının alınmasına dikkat ediniz. Administrator yetkisine sahip kullanıcı bu işlemleri yapabilme yetkisine sahiptir.
Silme
Hangi veritabanı silinecek ise ona ait isim girilir ve sil tuşuna basılarak silme işlemi gerçekleştirilir. Bu işlemin yetkisi Administrator kullanıcısına verilmiştir.